Kølstrup den 15.04.2019
Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlings skik. Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.
Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger:
Kølstrup Forsamlingshus er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er den til enhver tid valgte kasserer (Se venligst om os – Bestyrelse)
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
Medlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, tlf.nr. og mailadresse
Bestyrelsen, herunder suppleanter:
Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, tlf.nr. og mailadresse
Tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen
Evt. foto til hjemmeside
Lejere af forsamlingshuset:
Almindelige personoplysninger: navn, adresse, dato for leje, tlf.nr. og mailadresse
Følsomme personoplysninger:
Vi indsamler ikke oplysninger, der har karakter af følsomme
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx:
Sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:
• At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger (bogføringsloven)
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:
At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent, eller anden direkte kontakt
At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
At administrere din relation til foreningen
Formålene med at behandle oplysninger om lejere er:
At kunne levere varer og ydelser du har bestilt
I tilfælde af nødvendighed, at kunne dokumentere, hvem der har benyttet forsamlingshuset på et givent tidspunkt, f.eks. vedr. forsikrings skade o. lign.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:
At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Vi indhenter ikke personoplysninger om personer under 18 år, da man ikke kan være medlem, eller leje forsamlingshuset når man er under 18 år.
Videregivelse af dine personoplysninger.
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som bestyrelse eller som lejer:
Medlemmer : Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab, er ophørt.
Bestyrelse : Vi sletter oplysninger om dig på hjemmesiden og ved afgang fra bestyrelsen, vi sletter ikke oplysninger i referater skrevet i din tid som medlem af bestyrelsen
Lejer : Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter din lejeperiode af forsamlingshuset.
Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:
Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi, oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (indsigtsret)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger, vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet). Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.
Revision af privatlivspolitikken:
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig her på vores hjemmeside.